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Teletrabajo en cuarentena o cómo sobrevivir a los días de trabajo en casa sin perder la paciencia (Parte II)

Como os comenté en la primera parte de este artículo, estas son las herramientas que me están facilitando los días de teletrabajo.

Optimizar el uso de recursos e infraestructuras compartidas

Todos en casa, conectados al wifi, móviles, tablets, Smart TVs. Además, están las herramientas corporativas, sistemas de videoconferencias, VPNs, etc. La batalla por los recursos de red ha comenzado. Esto genera muchos problemas en las comunicaciones, lo que deriva en una pérdida de productividad y eficiencia. Aquí van algunas cosas que te pueden ayudar:

  • En casa prioriza el uso de Internet para el trabajo. Si puedes tener una conexión cableada mucho mejor, si no pues usaremos el wifi. Desconecta del wifi todo aquello que sea innecesario, al menos mientras trabajas. Para los dispositivos que tengan datos móviles, utiliza éstos, para los que no, intenta habilitar los móviles como punto de acceso.
  • Si hay más personas que trabajen en casa, y necesitáis tener videoconferencias, intentad planificaros para que no coincidáis en el tiempo y poder disponer de una conexión de más calidad.
  • No hagas uso de la VPN corporativa a menos que sea estrictamente necesario. En los casos en los que puedas establecer conexión por tu red doméstica sin necesidad de saturar la VPN, hazlo así.
  • Si tienes varias herramientas de videoconferencia a nivel corporativo (Cisco Webex Meeting, Hangouts Meet, Slack, Skype, etc.) ve alternando. Si todos usamos la misma puede llegar a dar problemas de rendimiento. Aligera todo lo posible las conferencias, no emitas vídeo, y si aún así el audio no va muy bien, utiliza el móvil para hacer llamadas grupales.

Evitar distracciones innecesarias

Somos seres sociales, y el estar alejados de las relaciones sociales con otras personas nos puede hacer tener la necesidad de comentar cosas “off-topic” por los canales de comunicación que tenemos (la peli que vi ayer, el último descubrimiento en Spotify, o simplemente desahogarnos con alguien). En el escenario del teletrabajo estamos muy pendientes de las herramientas de comunicación, ya que es la única forma de contactar con los demás. Esto no está mal, pero debemos buscar la máxima eficiencia:

  • En herramientas de mensajería como Slack, Hangouts, Webex Teams, etc. crea distintos canales, según los objetivos (proyecto, tarea concreta, off-topic) y añade a los miembros exclusivamente necesarios. Así podrás permitir que tus compañeros silencien los canales que no quieren seguir en tiempo real, y no le llegarán notificaciones e información innecesaria pudiendo consultarlos cuando lo crean necesario.
  • La mensajería en dispositivos móviles puede ser una fuente de distracción constante. Pon el móvil en el modo “no molestar” y así sólo recibirás llamadas (hoy en día cuando algo es muy importante y urgente se suele llamar directamente a la persona) y podrás consultar tu e-mail personal y redes sociales en tus momentos de descanso.
  • En las reuniones o presentaciones online también podemos tender a tratar cosas, que están fuera de los temas de la reunión. Si puedes disponer de alguien que haga de moderador, perfecto. Así intentará que el foco no se pierda. En caso de que se habilite un chat para que se lancen preguntas, puede filtrarlas y hacerlas directamente mientras que tú sigues con la presentación sin más distracciones

Trabajar de forma asíncrona

Coordinarse en el tiempo es complejo, y estos días puede que nuestras prioridades vayan cambiando según la necesidad de la situación. Es muy útil utilizar un modo de colaboración asíncrona, hay multitud de aplicaciones colaborativas que te lo permiten.

  • En la redacción de documentos con Google Documents, por ejemplo, utiliza el modo de sugerencia y comentarios, y tus compañeros los podrán revisar cuando tengan tiempo para ello.
  • Para trabajar en tareas conjuntas, puedes hacer seguimiento y sincronización con herramientas para la gestión de proyectos y tareas, como puede ser Trello. Estas herramientas registran las actividades de los usuarios, dejando una traza de las acciones de cada uno y también permiten adjuntar documentos y realizar comentarios que quedan ordenados de forma cronológica. Si eres meticuloso en su uso, cualquier miembro del equipo puede conocer la situación de cada una de las tareas y las acciones que se han llevado a cabo, sin necesidad de tener que coordinar una reunión con otras personas.
  • Documenta bien todo lo que hagas y creas que es relevante para los demás, ya sea en formato texto, audio o vídeo y mantenlo accesible. Cualquier persona lo podrá consultar en el momento que lo necesite.
  • Si tienes algo que comunicar a todo el equipo, y tenéis un momento de sincronización diario, ve anotando todo para aprovechar ese momento y el resto del día intenta trabajar focalizado en tus tareas, y respetar el tiempo propio y de los demás.

Seguir estas recomendaciones, puede mejorar tu eficiencia y productividad estos días, al menos a mí me están siendo útiles y por ello he querido compartirlas.

Fuente de imagen principal: Unsplash

Las opiniones vertidas por el autor son enteramente suyas y no siempre representan la opinión de BBVA Next Technologies.

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